Mechanizm rozpatrywania skarg i zażaleń

Harmony Energy - Mechanizm rozpatrywania skarg i zażaleń

1.1 Harmony Energy Limited ("Spółka") i jej podmioty zależne, dla których Spółka prowadzi budowę, działalność operacyjną i zarządzanie (łącznie "Grupa") dokładają wszelkich starań, aby ich działalność i operacje nie powodowały jakichkolwiek utrudnień dla osób mieszkających w pobliżu któregokolwiek z jej projektów lub projektów w odniesieniu do których Spółka świadczy usługi zarządzania aktywami (każdy z nich zwany "Projektem", łącznie "Projekty"), ani dla żadnych innych potencjalnie zainteresowanych stron. Grupa pragnie jednak poznać wszelkie obawy lub skargi interesariuszy dotyczące działalności w ramach dowolnego projektu, aby móc odnotować i odpowiednio zająć się tymi kwestiami.

1.2 Standardy Internation Finance Corporation, Equator Principles oraz inne podobne standardy międzynarodowe wymagają ustanowienia i utrzymywania mechanizmu składania skarg dostępnego dla wszystkich interesariuszy, w szczególności dla społeczności lokalnych objętych oddziaływaniem projektów. Niniejsza procedura określa przejrzysty proces, w ramach którego interesariusze mogą zgłaszać uwagi, skargi lub opinie dotyczące naszych Projektów, aby moogły zostać niezwłocznie rozpatrzone, przeanalizowane i rozwiązane przez personel Spółki.

1.3 Skargi interesariuszy są uwzględniane przez Grupę jako wartościowe źródło informacji umożliwiające optymalizację założeń projektowych oraz wyników każdego Projektu. Oddziaływanie na społeczność lokalną jest szczegółowo badane w trakcie procesu planowania każdego Projektu, a Grupa zobowiązuje się do spełnienia wszystkich wymagań zawartych w Decyzjach wydanych dla każdego Projektu.

1.4 Niniejszy mechanizm składania i rozpatrywania skarg jest opublikowany na stronie internetowej www.harmonyenergy.co.uk i będzie utrzymywany przez cały okres realizacji każdego Projektu. W razie potrzeby, w celu podniesienia świadomości zainteresowanych interesariuszy, mogą zostać wydane ulotki lub broszury bądź wywieszone plakaty, o ile zostanie to uznane za stosowne dla danego Projektu.

1.5 Niniejszy mechanizm składania i rozpatrywania skarg dotyczy skarg zgłaszanych przez interesariuszy zewnętrznych, obejmujących w szczególności grupy społeczności lokalnych, przedsiębiorstwa, właścicieli nieruchomości oraz mieszkańców lokalnych.

2. Definicja skarg i zażaleń

2.1 Skarga lub zażalenie to uwaga zgłoszona przez osobę lub grupę ze społeczności lokalnych, których dotyczą działania Grupy. Skargi lub zażalenia mogą dotyczyć rzeczywistego lub potencjalnego wpływu działalności Grupy i mogą być składane w ten sam sposób oraz rozpatrywane tą samą procedurą.

2.2 Przykłady skarg lub zażaleń mogą obejmować:

• Oddziaływanie związane z budową Projektów na mieszkańców i grupy społeczności lokalnych, takie jak nadmierny hałas, ruch drogowy, zapylenie, godziny pracy i inne rodzaje uciążliwości;
• Kwestie związane z eksploatacją Projektów, takie jak nadmierny hałas, oświetlenie, bezpieczeństwo, postrzegane ryzyko pożaru;
• Problemy środowiskowe wynikające z działań budowlanych lub eksploatacyjnych w ramach Projektu;
• - Praktyki lub technologie zagrażające zdrowiu, bezpieczeństwu i ochronie ludności lokalnej.
• Praktyki lub technologie zagrażające zdrowiu, bezpieczeństwu i ochronie ludności lokalnej.

3. Cel i zasady mechanizmu rozpatrywania skarg

3.1 Niniejsza procedura rozpatrywania skarg i zażaleń została ustanowiona w celu przyjmowania i ułatwiania rozwiązywania skarg interesariuszy zewnętrznych dotyczących Projektu.

3.2 Procedura rozpatrywania skarg i zażaleń służy:

• Minimalizacji wszelkich negatywnych skutków Projektu dla interesariuszy zewnętrznych poprzez szybkie i wzajemnie akceptowalne rozwiązywanie skarg;
• Identyfikacji pojawiających się negatywnych trendów w zakresie incydentów/oddziaływań na wczesnym etapie, tak aby środki zapobiegawcze mogły zostać wdrożone szybko i proaktywnie;
• Wykazaniu poszanowania przez Grupę interesów interesariuszy zewnętrznych.

3.3 Kluczowe zasady mechanizmu rozpatrywania skarg i zażaleń:

• Każda osoba, grupa lub organizacja może zgłosić skargę w dowolnym momencie, bez obawy przed represjami i bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów.
• Wszystkie skargi będą traktowane poważnie oraz w sposób uczciwy i z szacunkiem. Spółka potwierdzi otrzymanie skargi w ciągu dziesięciu (10) dni roboczych.
• Proces przyjmowania, badania i rozstrzygania skarg będzie spójny i przejrzysty. W razie potrzeby w dochodzenie mogą być zaangażowani przedstawiciele wykonawców oraz innych stron trzecich.
• Informacje dotyczące postępowań wyjaśniających oraz ostatecznych rozstrzygnięć będą odpowiednio udokumentowane.
• Dane osobowe stron zainteresowanych będą traktowane jako poufne (zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa).
• Mechanizm ten nie będzie ograniczał dostępu do środków prawnych ani administracyjnych.

4. Etapy procedury rozpatrywania skarg i zażaleń

4.1 Etap 1: Zgłoszenia i rejestracja skargi

Skargi można zgłaszać za pośrednictwem następujących kanałów:

• Formularz kontaktowy na stronie internetowej Spółk www.harmonyenergy.co.uk;
• Adres e-mail: [email protected];
• Właściwy adres pocztowy Spółki w zależności od lokalizacji, z której zgłaszana jest skarga – adresy dostępne na stronie internetowej Spółki www.harmonyenergy.co.uk.

Wszystkie skargi zostaną zarejestrowane.

4.2 Etap 2: Przyjęcie skargi do rozpatrzenia

Spółka potwierdzi otrzymanie skargi w ciągu dziesięciu (10) dni roboczych od daty jej wpływu.

4.3 Etap 3: Powiadomienie

Wraz z potwierdzeniem otrzymania skargi, skarżący otrzyma informacje o przewidywanym terminie rozpatrzenia sprawy, kolejnych krokach postępowania oraz danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej w Spółce. W przypadku gdy skarga nie zostanie przyjęta do rozpatrzenia, skarżący zostanie o tym poinformowany wraz z podaniem przyczyny odmowy.
Należy zaznaczyć, że skargi dotyczące środków zaradczych wykraczających poza zakres pozwolenia na budowę dla danego Projektu mogą nie wymagać rozstrzygnięcia wykraczającego poza zgodność z wymogami planistycznymi.

4.4 Etap 4. Postępowanie wyjaśniające

Spółka przeprowadzi postępowanie wyjaśniające w sprawie zgłoszonej skargi oraz okoliczności z nią związanych. W postępowaniu będą uczestniczyć odpowiednie osoby, a w razie potrzeby może ono obejmować konsultacje ze skarżącym. Spółka dąży do zakończenia postępowania wyjaśniającego i ustalenia sposobu rozstrzygnięcia w terminie piętnastu (15) dni roboczych, a w bardziej złożonych przypadkach – w terminie dwudziestu pięciu (25) dni kalendarzowych, licząc od daty potwierdzenia otrzymania skargi przez Spółkę.

4.5 Krok 5: Powiadomienie o proponowanym rozstrzygnięciu

Proponowane rozstrzygnięcie będzie oparte na wynikach postępowania wyjaśniającego. Zostanie ono następnie formalnie przekazane skarżącemu.
W przypadku gdy proponowane rozstrzygnięcie nie zostanie zaakceptowane, skarga może zostać poddana ponownej ocenie w ramach wewnętrznego przeglądu.
Jeżeli nie uda się osiągnąć porozumienia, skarżący ma prawo skierować swoją skargę do zewnętrznego mechanizmu rozstrzygania sporów.

4.6 Krok 6: Monitoring i ewaluacja

Po wdrożeniu zaakceptowanego rozstrzygnięcia, Spółka będzie monitorować jego realizację oraz oceniać jego skuteczność.

5. Raportowanie

Liczba i rodzaje skarg oraz charakter i terminy ich rozstrzygnięcia będą monitorowane i raportowane wewnętrznie do zarządu odpowiedniej spółki z Grupy.

6. Historia wersji