Meccanismo di reclamo

Harmony Energy - Meccanismo di reclamo

1.1 Harmony Energy Limited (la "Società") e le sue controllate (collettivamente, il "Gruppo") cercano di garantire che le proprie attività e operazioni non causino alcun problema a coloro che vivono nelle vicinanze di uno qualsiasi dei suoi progetti o dei progetti di Harmony Energy Income Trust plc rispetto ai quali la Società fornisce servizi di asset (ciascuno un "Progetto"), o a qualsiasi altro soggetto potenzialmente interessato. Tuttavia, la Società desidera conoscere eventuali preoccupazioni o reclami particolari che le parti interessate potrebbero avere in relazione alle attività di qualsiasi progetto, in modo che tali questioni possano essere annotate e debitamente affrontate.
1.2 I Principi dell'Equatore dell'International Finance Corporation (IFC) e altri standard internazionali simili richiedono l'istituzione e il mantenimento di un meccanismo di reclamo aperto a tutti gli stakeholder, soprattutto in presenza di comunità interessate. Questa procedura viene utilizzata per gestire le lamentele degli stakeholder in modo che possano essere prontamente elaborate, analizzate e risolte dal personale della Società.
1.3 Gli impatti sulla comunità locale sono attentamente esaminati durante il processo di pianificazione di ogni progetto e il Gruppo si impegna a soddisfare tutti i requisiti degli avvisi di decisione per ogni progetto.
1.4 Questo meccanismo di reclamo sarà mantenuto per tutto il ciclo di vita di ciascun progetto. Il meccanismo di reclamo è pubblicato sul sito web harmonyenergy.co.uk. Se ritenuto opportuno per il progetto, possono essere pubblicati opuscoli o manifesti per sensibilizzare le parti interessate.
1.5 La procedura si applica alle lamentele degli stakeholder esterni. Per le lamentele interne si applica una politica di whistleblowing separata.

2. Definizione di reclamo

2.1 Un reclamo è una preoccupazione o una lamentela sollevata da un individuo o da un gruppo all'interno di comunità interessate dalle operazioni del Gruppo. Le lamentele possono derivare da impatti reali o percepiti delle operazioni di un'azienda e possono essere presentate nello stesso modo e gestite con la stessa procedura.
2.2

Esempi di reclami possono essere:

 

  • Impatti negativi sui residenti locali (come rumore eccessivo, traffico e altri tipi di disturbo);
  • Danni a beni e proprietà private e comuni;
  • Danno ambientale derivante dalle attività di costruzione o di esercizio nell'ambito del Progetto; oppure
  • Pratiche o tecnologie che mettono in pericolo la salute, la sicurezza e l'incolumità della popolazione locale.

3. Scopo e principi del meccanismo di reclamo

3.1 Questo meccanismo di reclamo è stato istituito per ricevere e facilitare la risoluzione dei reclami degli stakeholder esterni riguardanti il Progetto.
3.2

Il meccanismo di reclamo serve a:

 

  • Ridurre al minimo gli impatti negativi del Progetto sugli stakeholder esterni attraverso una risoluzione rapida e reciprocamente accettabile delle lamentele;
  • Identificare tempestivamente le tendenze negative emergenti in termini di incidenti/impatti, in modo da poter attuare rapidamente e in modo proattivo le misure per prevenire/evitare il loro verificarsi.
  • Dimostrare il rispetto dell'azienda per gli interessi degli stakeholder esterni.
3.3

I principi chiave del processo di gestione dei reclami sono:

 

  • Qualsiasi persona, gruppo o organizzazione può presentare un reclamo in qualsiasi momento, senza timore di essere punita e senza alcun costo finanziario.
  • Tutti i reclami saranno presi sul serio e trattati in modo equo e rispettoso. La Società risponderà al reclamante per confermare la ricezione del reclamo entro dieci (10) giorni lavorativi.
  • Il processo di ricezione, indagine e risoluzione dei reclami sarà coerente e trasparente. I rappresentanti degli appaltatori e di altre parti terze possono essere coinvolti nell'indagine, se del caso.
  • Le informazioni relative alle indagini sui reclami e alla loro eventuale risoluzione saranno documentate.
  • I dati personali dei soggetti interessati saranno trattati in modo riservato (in conformità ai requisiti della legislazione vigente).
  • Il meccanismo non ostacolerà l'accesso ai ricorsi giudiziari o amministrativi.

4. Fasi del meccanismo di reclamo

4.1

Fase 1: Comunicazione e registrazione del reclamo (registrazione)

 

I reclami possono essere presentati tramite il modulo di contatto sul sito web della Società. Tutti i reclami saranno registrati.
4.2

Fase 2: accettazione del reclamo per l'indagine

 

La Società risponderà al reclamante per confermare la ricezione del reclamo entro dieci (10) giorni lavorativi dal ricevimento.
4.3

Fase 3: notifica

 

Oltre alla conferma della ricezione, il reclamante riceverà anche informazioni sui tempi di risposta, sulle fasi successive e un nome di contatto all'interno dell'azienda. Se il reclamo non viene accettato, il reclamante ne verrà informato e gli verrà fornita una motivazione. Si noti che qualsiasi reclamo che richieda una mitigazione al di là dei confini del permesso di pianificazione per un Progetto non può essere considerato come una risoluzione che vada oltre la conformità ai requisiti di pianificazione.
4.4

Fase 4. Indagine

 

La Società indagherà sui reclami e sulle relative circostanze. Tali indagini coinvolgeranno diversi soggetti e, se necessario, potranno prevedere una consultazione con il reclamante. La Società cercherà di completare il processo di indagine dei reclami e di individuare una soluzione entro quindici (15) giorni lavorativi, e nei casi più complessi entro venticinque (25) giorni di calendario, dalla data in cui la Società conferma di aver ricevuto il reclamo.
4.5

Fase 5: notifica della proposta di risoluzione

 

Una proposta di risoluzione si baserà sui risultati dell'indagine. La proposta di risoluzione sarà comunicata formalmente al reclamante. Se la proposta di risoluzione non viene accettata, il reclamo può essere rivalutato attraverso una revisione interna. Se non è possibile concordare una soluzione, il reclamante è libero di rivolgersi a un meccanismo di risoluzione delle controversie di terzi.
4.6

Fase 6: Monitoraggio e valutazione

 

Dopo l'attuazione della risoluzione accettata, questa sarà monitorata e la sua efficacia sarà valutata dalla Società.

5. Rendicontazione

Il numero e il tipo di reclami, nonché la natura e la tempistica della loro risoluzione, saranno monitorati e comunicati internamente al consiglio della Società e, se del caso, al consiglio di Harmony Energy Income Trust plc.

Ultima versione aggiornata e adottata il 4 aprile 2022.