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Mécanisme de réclamation

Harmony Energy - Mécanisme de règlement des griefs

1.1 Harmony Energy Limited (la "Société") et ses filiales (collectivement, le "Groupe") cherchent à s'assurer que leurs activités et opérations n'entraînent aucun problème pour les personnes vivant à proximité de l'un de leurs projets ou des projets de Harmony Energy Income Trust plc pour lesquels la Société fournit des services d'actifs (chacun étant un "Projet"), ou pour toute autre partie prenante potentiellement affectée. Toutefois, la Société souhaite connaître les préoccupations ou les plaintes particulières que les parties prenantes pourraient avoir en rapport avec les activités de tout projet, afin que ces questions puissent être notées et dûment traitées.
1.2 Les principes de l'Équateur de la Société financière internationale (SFI) et d'autres normes internationales similaires exigent la mise en place et le maintien d'un mécanisme de règlement des griefs ouvert à toutes les parties prenantes, en particulier lorsqu'il s'agit de communautés affectées. Cette procédure est utilisée pour gérer les griefs des parties prenantes afin qu'ils puissent être rapidement traités, analysés et résolus par le personnel de l'entreprise.
1.3 Les impacts sur la communauté locale sont soigneusement examinés tout au long du processus de planification de chaque projet et le groupe s'engage à respecter toutes les exigences des avis de décision pour chaque projet.
1.4 Ce mécanisme de réclamation sera maintenu tout au long du cycle de vie de chaque projet. Le mécanisme de réclamation est publié sur le site web harmonyenergy.co.uk. Des dépliants ou des brochures peuvent être publiés ou des affiches affichées pour sensibiliser les parties prenantes concernées, lorsque cela est jugé approprié pour le projet.
1.5 La procédure s'applique aux griefs émanant de parties prenantes externes. Pour les griefs internes, une politique de dénonciation distincte s'applique.

2. Définition des griefs

2.1 Un grief est une préoccupation ou une plainte soulevée par un individu ou un groupe au sein des communautés affectées par les activités du groupe. Les griefs peuvent résulter d'impacts réels ou perçus des activités d'une entreprise, et peuvent être déposés de la même manière et traités selon la même procédure.
2.2

Voici quelques exemples de griefs :

 

  • Impacts négatifs sur les résidents locaux (bruit excessif, trafic et autres types de perturbations) ;
  • Dommages aux biens et propriétés privés et communs ;
  • Dommages environnementaux résultant d'activités de construction ou d'exploitation dans le cadre du projet ; ou
  • Pratiques ou technologies qui mettent en danger la santé, la sécurité et la sûreté de la population locale.

3. Objectif et principes du mécanisme de règlement des griefs

3.1 Ce mécanisme de règlement des griefs est établi pour recevoir et faciliter la résolution des griefs des parties prenantes externes concernant le projet.
3.2

Le mécanisme de réclamation sert à :

 

  • Minimiser tout impact négatif du projet sur les parties prenantes externes grâce à une résolution rapide et mutuellement acceptable des griefs ;
  • Identifier les tendances négatives émergentes en termes d'incidents/impacts à un stade précoce afin que des mesures visant à prévenir/éviter leur survenue puissent être mises en œuvre rapidement et de manière proactive ; et
  • Démontrer le respect de l'entreprise pour les intérêts des parties prenantes externes.
3.3

Les principes clés de la procédure de gestion des griefs sont les suivants :

 

  • Toute personne, groupe ou organisation peut présenter une réclamation à tout moment, sans crainte de représailles et sans frais.
  • Toutes les plaintes seront prises au sérieux et traitées de manière équitable et respectueuse. L'entreprise répondra au plaignant pour confirmer la réception du grief dans un délai de dix (10) jours ouvrables.
  • La procédure de réception, d'examen et de résolution des griefs sera cohérente et transparente. Des représentants des contractants et d'autres tiers peuvent être associés à l'enquête, le cas échéant.
  • Les informations relatives aux enquêtes sur les griefs et à leur résolution éventuelle seront documentées.
  • Les informations personnelles concernant les parties prenantes concernées seront traitées de manière confidentielle (conformément aux exigences de la législation en vigueur).
  • Le mécanisme n'entravera pas l'accès aux recours judiciaires ou administratifs.

4. Étapes du mécanisme de réclamation

4.1

Étape 1 : Communication et enregistrement des griefs (enregistrement)

 

Les griefs peuvent être soumis via le formulaire de contact sur le site web de l'entreprise. Tous les griefs seront enregistrés.
4.2

Étape 2 : Acceptation du grief pour enquête

 

L'entreprise répondra au plaignant pour confirmer la réception du grief dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception.
4.3

Étape 3 : Notification

 

Outre l'accusé de réception, le plaignant recevra également des informations sur les délais de réponse, les étapes suivantes et le nom d'une personne de contact au sein de l'entreprise. Si la plainte n'est pas acceptée, le plaignant en sera informé et les raisons lui seront données. Il est à noter que toute plainte demandant des mesures d'atténuation au-delà des limites du permis de construire d'un projet ne peut être considérée comme nécessitant une résolution allant au-delà de la conformité aux exigences de la planification.
4.4

Étape 4. L'enquête

 

L'entreprise enquêtera sur les griefs et les circonstances qui les entourent. Ces enquêtes impliqueront plusieurs personnes et, si nécessaire, pourront donner lieu à une consultation avec le plaignant. L'entreprise s'efforcera d'achever la procédure d'examen des griefs et de trouver une solution dans un délai de quinze (15) jours ouvrables, et dans les cas plus complexes, dans un délai de vingt-cinq (25) jours civils, à compter de la date à laquelle l'entreprise confirme la réception du grief.
4.5

Étape 5 : Notification de la proposition de résolution

 

Une proposition de résolution sera basée sur les résultats de l'enquête. La proposition de résolution sera ensuite communiquée officiellement au plaignant. Si la proposition de résolution n'est pas acceptée, le grief peut être réévalué dans le cadre d'un examen interne. Si aucune solution ne peut être trouvée, le plaignant est libre de soumettre ses griefs à un mécanisme de résolution des litiges par une tierce partie.
4.6

Étape 6 : Suivi et évaluation

 

Une fois que la résolution acceptée aura été mise en œuvre, elle fera l'objet d'un suivi et son efficacité sera évaluée par l'entreprise.

5. Rapports

Le nombre et le type de griefs, ainsi que la nature et le calendrier de leur résolution, feront l'objet d'un suivi et d'un rapport interne au conseil d'administration de la société et, le cas échéant, au conseil d'administration de Harmony Energy Income Trust plc.

Dernière version mise à jour et adoptée le 4 avril 2022.