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Beschwerdemechanismus

Harmony Energy - Beschwerdemechanismus

1.1 Harmony Energy Limited (das "Unternehmen") und seine Tochtergesellschaften (zusammen die "Gruppe") sind bestrebt, sicherzustellen, dass ihre Aktivitäten und Tätigkeiten keine Probleme für die Anwohner ihrer Projekte oder der Projekte des Harmony Energy Income Trust plc, für die das Unternehmen Vermögensdienstleistungen erbringt (jeweils ein "Projekt"), oder für andere potenziell betroffene Interessengruppen verursachen. Die Gesellschaft möchte jedoch von allen Bedenken oder besonderen Beschwerden erfahren, die Interessengruppen im Zusammenhang mit den Aktivitäten eines Projekts haben, damit diese Probleme zur Kenntnis genommen und angemessen behandelt werden können.
1.2 Die Äquator-Prinzipien der Internationalen Finanz-Corporation (IFC) und andere ähnliche internationale Standards verlangen die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines Beschwerdemechanismus, der allen Stakeholdern offen steht, insbesondere wenn es sich um betroffene Gemeinschaften handelt. Dieses Verfahren dient dem Umgang mit Beschwerden von Stakeholdern, damit sie von den Mitarbeitern des Unternehmens umgehend bearbeitet, analysiert und gelöst werden können.
1.3 Die Beschwerden der Betroffenen werden von der Gruppe als wertvolle Informationsquelle berücksichtigt, um die Planung und das Ergebnis jedes Projekts zu optimieren; die Auswirkungen auf die örtliche Gemeinschaft werden im Rahmen des Planungsprozesses jedes Projekts sorgfältig geprüft, und die Gruppe verpflichtet sich, alle Anforderungen der Entscheidungsbescheide für jedes Projekt zu erfüllen.
1.4 Dieser Beschwerdemechanismus wird während des gesamten Lebenszyklus eines jeden Projekts beibehalten. Der Beschwerdemechanismus wird auf der Website harmonyenergy.co.uk bekannt gegeben. Es können Flugblätter oder Broschüren veröffentlicht oder Plakate aufgehängt werden, um das Bewusstsein der betroffenen Interessengruppen zu schärfen, sofern dies für das Projekt angemessen ist.
1.5 Das Verfahren gilt für Beschwerden von externen Interessengruppen. Für interne Beschwerden gilt eine separate Whistleblowing-Politik.

2. Definition von Beschwerden

2.1 Eine Beschwerde ist ein Anliegen oder eine Beschwerde, die von einer Einzelperson oder einer Gruppe innerhalb von Gemeinschaften vorgebracht wird, die von der Geschäftstätigkeit der Gruppe betroffen sind. Beschwerden können aus tatsächlichen oder vermeintlichen Auswirkungen der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens resultieren und können auf dieselbe Weise eingereicht und mit demselben Verfahren behandelt werden.
2.2

Beispiele für Missstände könnten sein:

 

  • Negative Auswirkungen auf die Anwohner (z. B. übermäßiger Lärm, Verkehr und andere Arten von Störungen);
  • Schäden an privatem und gemeinschaftlichem Vermögen und Eigentum;
  • Umweltschäden, die durch Bau- oder Betriebsaktivitäten im Rahmen des Projekts entstehen; oder
  • Praktiken oder Technologien, die die Gesundheit und Sicherheit der lokalen Bevölkerung gefährden.

3. Zweck und Grundsätze des Beschwerdemechanismus

3.1 Dieser Beschwerdemechanismus wurde eingerichtet, um Beschwerden externer Stakeholder über das Projekt entgegenzunehmen und deren Beilegung zu erleichtern.
3.2

Der Beschwerdemechanismus dient dazu:

 

  • Minimierung etwaiger negativer Auswirkungen des Projekts auf externe Beteiligte durch rasche und für beide Seiten akzeptable Beilegung von Missständen;
  • Aufkommende negative Trends in Bezug auf Zwischenfälle/Auswirkungen frühzeitig zu erkennen, damit Maßnahmen zur Verhinderung/Vermeidung ihres Auftretens schnell und proaktiv umgesetzt werden können; und
  • Zeigen Sie, dass das Unternehmen die Interessen der externen Stakeholder respektiert.
3.3

Die wichtigsten Grundsätze des Beschwerdemanagementprozesses sind:

 

  • Jede Person, Gruppe oder Organisation kann jederzeit eine Beschwerde einreichen, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen und ohne dass finanzielle Kosten entstehen.
  • Alle Beschwerden werden ernst genommen und in einer fairen und respektvollen Weise behandelt. Das Unternehmen antwortet dem Beschwerdeführer innerhalb von zehn (10) Arbeitstagen, um den Erhalt der Beschwerde zu bestätigen.
  • Das Verfahren, nach dem Beschwerden entgegengenommen, untersucht und gelöst werden, ist einheitlich und transparent. Vertreter von Vertragspartnern und anderen Dritten können gegebenenfalls an der Untersuchung beteiligt werden.
  • Die Informationen über die Untersuchung von Beschwerden und deren Lösung werden dokumentiert.
  • Persönliche Informationen über die betroffenen Interessengruppen werden vertraulich behandelt (in Übereinstimmung mit den Anforderungen der geltenden Gesetzgebung).
  • Der Mechanismus wird den Zugang zu gerichtlichen oder verwaltungsrechtlichen Rechtsbehelfen nicht behindern.

4. Stufen des Beschwerdemechanismus

4.1

Stufe 1: Mitteilung und Protokollierung von Beschwerden (Registrierung)

 

Beschwerden können über das Kontaktformular auf der Website des Unternehmens eingereicht werden. Alle Beschwerden werden protokolliert.
4.2

Stufe 2: Annahme der Beschwerde zur Untersuchung

 

Das Unternehmen antwortet dem Beschwerdeführer innerhalb von zehn (10) Arbeitstagen nach Eingang der Beschwerde und bestätigt deren Eingang.
4.3

Stufe 3: Benachrichtigung

 

Neben der Eingangsbestätigung erhält der Beschwerdeführer auch Informationen über die Reaktionszeiten, die nächsten Schritte und den Namen eines Ansprechpartners innerhalb des Unternehmens. Wird der Beschwerde nicht stattgegeben, wird der Beschwerdeführer benachrichtigt und ein Grund dafür angegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass Beschwerden, die über die Grenzen der Baugenehmigung für ein Projekt hinausgehen, nicht so behandelt werden, dass sie über die Einhaltung der Planungsanforderungen hinausgehen.
4.4

Stufe 4. Untersuchung

 

Das Unternehmen untersucht die Beschwerden und ihre Begleitumstände. An diesen Untersuchungen werden verschiedene Personen beteiligt sein, und erforderlichenfalls kann eine Konsultation mit dem Beschwerdeführer stattfinden. Das Unternehmen ist bestrebt, die Untersuchung von Beschwerden und die Suche nach einer Lösung innerhalb von fünfzehn (15) Arbeitstagen und in komplexeren Fällen innerhalb von fünfundzwanzig (25) Kalendertagen ab dem Datum abzuschließen, an dem das Unternehmen den Eingang der Beschwerde bestätigt.
4.5

Schritt 5: Benachrichtigung über den Beschlussvorschlag

 

Auf der Grundlage der Ergebnisse der Untersuchung wird ein Lösungsvorschlag erarbeitet. Der Lösungsvorschlag wird dann dem Beschwerdeführer förmlich mitgeteilt. Wird der Lösungsvorschlag nicht akzeptiert, kann die Beschwerde im Rahmen einer internen Überprüfung neu bewertet werden. Kann keine Einigung erzielt werden, steht es dem Beschwerdeführer frei, sich an einen Dritten zu wenden, um eine Lösung zu finden.
4.6

Schritt 6: Überwachung und Bewertung

 

Nach der Umsetzung der angenommenen Lösung wird diese überwacht und ihre Wirksamkeit von der Gesellschaft bewertet.

5. Berichterstattung

Die Anzahl und die Art der Beschwerden sowie die Art und der Zeitpunkt ihrer Behebung werden überwacht und dem Vorstand des Unternehmens und gegebenenfalls dem Vorstand des Harmony Energy Income Trust plc intern mitgeteilt.

Letzte aktualisierte und angenommene Fassung vom 4. April 2022.